Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 27.01.2011 entschieden, dass sich ein Auftragnehmer, der nach Abschluss eines Bauvertrages einen mit der Sache befassten sachkundigen Mitarbeiter zu einem Termin über die Erstellung eines Verhandlungsprotokolls entsendet, sich die rechtsgeschäftlichen Erklärungen dieses Mitarbeiters nach den Grundsätzen der so genannten Anscheinsvollmacht zurechnen lassen muss.

Der Erstellung eines Verhandlungsprotokolls gehe regelmäßig eine Vertragsverhandlung voraus, sodass es erfahrungsgemäß zur Modifizierung des bereits zustande gekommenen Vertrages kommen könne. Wenn der Auftragnehmer nun zu diesem Termin nicht selbst erscheint, sondern einen Mitarbeiter entsendet, erzeuge er den Anschein, dass dieser Mitarbeiter auch bevollmächtigt sei, Modifikationen des Vertrages vorzunehmen. Es gilt dann zugunsten des Vertragspartners ein entsprechender Rechtsschein, dass der entsandte Mitarbeiter auch mit Vollmacht des Auftragnehmers/Auftraggebers handelt. Nur wenn besondere Umstände vorliegen oder der Auftragnehmer/Auftraggeber darauf hingewiesen hat, dass der entsandte Mitarbeiter keine Vollmacht zur Vornahme der Vertragsänderung hat, muss er sich dessen Erklärung nicht zurechnen lassen.

In der gleichen Entscheidung hat der Bundesgerichtshof auch darauf hingewiesen, dass auch bei Bauverträgen die im Handelsrecht entwickelten Grundsätze des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gelten. Danach muss im Handelsverkehr der Empfänger eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens diesem unverzüglich widersprechen, wenn er den Inhalt nicht gegen sich gelten lassen will.

Ein Bestätigungsschreiben muss sich dabei auf eine bereits getroffene Absprache beziehen, also das Ergebnis der vorhergehenden Verhandlungen verbindlich festlegen und in unmittelbar zeitlichem Zusammenhang mit den Vertragsverhandlungen dem Vertragspartner zugegangen sein.

Die Anwendung der Grundsätze über das kaufmännische Bestätigungsschreiben dürfte insbesondere im Bauvertragsrecht von erheblicher Bedeutung sein, da viele Verhandlungen im Rahmen von Baubesprechungen geführt werden. Wird dementsprechend ein Protokoll über eine Baubesprechung gefertigt und dieses dem anderen Vertragspartner unterzeichnet übersandt, muss dieser dem Inhalt unverzüglich widersprechen, wenn er nicht Gefahr laufen will, sich diesen Inhalt entgegenhalten zu lassen.